
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников МАУДО «ДШИ» (далее - Школа) 1.2. Положение разработано в соответствии с: · Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; · Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; · Трудовым кодексом РФ; · Коллективным договором; · Уставом школы. 1.3 Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на ответственное лицо – секретаря руководителя школы.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 2.1. Формирование личного дела работника школы производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. 2,2, Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на секретаря руководителя или другое должностное лицо, которое несёт персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. 2.3. Формирование личного дела преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников Школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения. 2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела сотрудников школы вкладываются документы, представленные работником при поступлении на работу, а также образующиеся в процессе его профессиональной деятельности: - Заявление о приеме на работу; - Копию приказа о приеме на работу; - Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; - Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; - Копию страхового свидетельства пенсионного страхования; - Копию идентификационного номера налогоплательщика; - Копии документов об образовании; - Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний; - Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц); - Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии); - Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей; - Согласие на обработку персональных данных; - Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; - Справка об отсутствии судимости; - Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности; - Другие документы, отражающие результаты практической деятельности; - Заявление об увольнении; - Копия приказа об увольнении. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон). 2.3. В соответствии с нормативными документами в личные дела преподавателей, администрации, концертмейстеров школы вкладываются следующие документы: - Заявление о приеме на работу; - Копию приказа о приеме на работу; - Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; - Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; - Копию страхового свидетельства пенсионного страхования; - Копию идентификационного номера налогоплательщика; - Копии документов об образовании; - Копии документов о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, переподготовки; - Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц); - Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии); - Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей; - Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц); - Согласие на обработку персональных данных; - Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; - Справка об отсутствии судимости; - Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности; - Другие документы, отражающие результаты практической деятельности; - Заявление об увольнении; - Копия приказа об увольнении. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон). 2.4. На лицевой стороне папки указываются: - Полное наименование школы, - Фамилия, имя, отчество работника, дата заведения дела, дата окончания дела и др. (Приложение 1) 2.5. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2).
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
3.1 Личное дело преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы. 3.2. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или чёрного цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью директора или ответственного за ведение личных дел лица и печатью школы. 3.2 Ведение личного дела предусматривает:
3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе (закрывающемся шкафу) секретаря руководителя школы. 3.4. Личные карточки, должностные инструкции, заявления на отпуск, благодарственные письма за участие в конкурсах, фестивалях, концертах и др. хранятся в отдельных папках.
4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 4.1 Хранение и учет личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ 5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня директор обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску. 5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6.1. Работники школы обязаны своевременно представлять директору сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. 6.2. Работодатель обеспечивает:
7. ПРАВА 7.1 Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы, Преподаватели, концертмейстеры, администрация, сотрудники школы имеют право:
работодатель имеет право:
Приложение 1 Образец обложки личного дела
Приложение 2 Образец внутренней описи личного дела |
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела № |
|
|
(Ф.И.О. работника) |
№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документов, краткое содержание |
Номера листов дела |
Дата включения документа в личное дело |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого |
|
документов |
||||
|
(цифрами и прописью) |
|
||||
Количество листов внутренней описи |
|
|||||
|
(цифрами и прописью) |
|||||
Ответственный за ведение личного дела |
|
|
|
|||
|
(подпись) |
|
(расшифровка подписи) |
|||
|
|
|
||||
(дата) |
|
|
||||
Приложение 3
Образец страницы журнала «Учет личных дел»
№ дела |
ФИО работника |
Должность работника |
Структурное подразделение |
Дата формирования дела |
Дата передачи дела в архив |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|