№15 Положение о личном деле работника

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников МАУДО «ДШИ»  (далее - Школа)

1.2. Положение разработано в соответствии с:

·         Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

·         Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

·         Трудовым кодексом РФ;

·         Коллективным договором;

·         Уставом школы.

1.3 Ведение личных дел педагогов и сотрудников   возлагается на ответственное лицо – секретаря руководителя школы.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1. Формирование личного дела работника школы производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

2,2, Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на секретаря руководителя или другое должностное лицо, которое несёт персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

2.3. Формирование личного дела преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников Школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела сотрудников школы вкладываются документы, представленные работником при поступлении на работу, а также образующиеся в процессе его профессиональной деятельности:

-     Заявление о приеме на работу;

-     Копию приказа о приеме на работу;

-     Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

-     Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

-     Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

-     Копию идентификационного номера налогоплательщика;

-     Копии документов об образовании;

-     Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;

-     Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

-     Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии);

-     Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей;

-     Согласие на обработку персональных данных;

-     Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

-     Справка об отсутствии судимости;

-     Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности;

-     Другие документы, отражающие результаты практической деятельности;

-     Заявление об увольнении;

-     Копия приказа об увольнении.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон).

2.3. В соответствии с нормативными документами в личные дела преподавателей, администрации, концертмейстеров школы вкладываются следующие документы:

-     Заявление о приеме на работу;

-     Копию приказа о приеме на работу;

-     Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

-     Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

-     Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;

-     Копию идентификационного номера налогоплательщика;

-     Копии документов об образовании;

-     Копии документов о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, переподготовки;

-     Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

-     Копию свидетельства о браке (в случае изменении фамилии);

-     Копии свидетельств о рождении несовершеннолетних детей;

-     Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц);

-     Согласие на обработку персональных данных;

-     Выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

-     Справка об отсутствии судимости;

-     Выписка из приказов (копии приказов) о переводе на другие должности;

-     Другие документы, отражающие результаты практической деятельности;

-     Заявление об увольнении;

-     Копия приказа об увольнении.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и иные документы (по договорённости сторон).

2.4. На лицевой стороне папки указываются:

-       Полное наименование школы,

-       Фамилия, имя, отчество работника, дата заведения дела, дата окончания дела и др. (Приложение 1)

2.5. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2). 

3.  ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

3.1 Личное дело преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы.

3.2. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или чёрного цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью директора или ответственного за ведение личных дел лица и печатью школы.

3.2 Ведение личного дела предусматривает:

• Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;
• Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
• Нумерацию листов документов, подшитых в личное дело. 
• Регистрацию личных дел в журнале «Учет личных дел» (Приложение 3)

3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе (закрывающемся шкафу) секретаря руководителя школы.

3.4.            Личные карточки, должностные инструкции, заявления на отпуск, благодарственные письма за участие в конкурсах, фестивалях, концертах и др. хранятся в отдельных папках.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1 Хранение и учет личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

• Личные дела хранятся в закрывающемся на ключ шкафу в Приёмной;
• Личные дела на работников хранятся отдельно от личных дел уволенных.
• Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел работников, определяется директором.
• На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.
• При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
• Систематизация личных дел производится в алфавитном порядке, отдельно – администрация, преподаватели и концертмейстеры – штатные сотрудники, преподаватели и концертмейстеры – совместители, сотрудники.
• Личные дела хранятся 75 лет с года увольнения работника.

5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора школы.  Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня директор обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Работники школы обязаны своевременно представлять директору сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2.  Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел преподавателей, концертмейстеров, администрации и сотрудников школы;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах.

7. ПРАВА

7.1   Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,

Преподаватели, концертмейстеры, администрация, сотрудники школы имеют право:

• Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• Получить доступ к своим персональным данным;
• Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

• Обрабатывать   персональные данные работников школы, в том числе и на электронных носителях (с письменного согласия работников);
• Запросить у преподавателей, концертмейстеров, администрации, сотрудников школы всю необходимую информацию.

Приложение 1

Образец обложки личного дела

Приложение 2

Образец внутренней описи личного дела

№

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документов,

краткое содержание

Номера

листов дела

Дата

включения

документа в

личное дело

Примечание

Итого

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

Ответственный за ведение личного дела

(подпись)

(расшифровка подписи)

(дата)

№ дела

ФИО работника

Должность работника

Структурное подразделение

Дата формирования дела

Дата передачи дела в архив